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Protocollo di intesa tra Ministero dell’Interno e Ministero della Giustizia - Bozza di convenzione per la fruizione dei dati del Sistema Informativo del Casellario, ai sensi dell’art. 39 del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, recante il Testo Unico in materia di casellario giudiziale, da parte delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi.

21 dicembre 2017

Ministero della Giustizia

e

Ministero dell'Interno

Protocollo di intesa

“Bozza di convenzione per la fruizione dei dati del Sistema Informativo del Casellario, ai sensi dell’art. 39 del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, recante il Testo Unico in materia di casellario giudiziale, da parte delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi”

 

Premesso

  • che il Ministero della Giustizia, sentito il Garante per la protezione dei dati personali,  ha definito con decreto dirigenziale 5 dicembre 2012 (di seguito denominato: “decreto dirigenziale”), così come modificato ed integrato con i decreti 12 giugno 2014 e 17 giugno 2016, le regole tecnico-operative per la consultazione diretta del Sistema Informativo del Casellario (di seguito denominato SIC) da parte delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, così come previsto dall’articolo 39 del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 (di seguito denominato: “T.U.”) qualora per lo svolgimento dei loro compiti istituzionali abbiano necessità di procedere:
  1. alle acquisizioni d’ufficio di informazioni concernenti stati, qualità e fatti, ai  sensi dell’articolo 43 del d.P.R. n. 445/2000, che risultino elencati all’articolo 46 del medesimo d.P.R.;
  2. ai controlli delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, di cui all’articolo 71 del citato d.P.R. n. 445/2000;
  • e, dunque, all’acquisizione dei certificati del casellario giudiziale e dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, di cui all’articolo 4, comma 1, del decreto dirigenziale, necessari per lo svolgimento dei procedimenti amministrativi di competenza;

Considerato

  • che, ai sensi dell’articolo 1, comma 5, del decreto dirigenziale, presupposto per la consultazione diretta del SIC è l’aver stipulato apposita convenzione anche mediante adesione finalizzata al rilascio di un certificato del casellario giudiziale e dell’anagrafe delle sanzioni amministrative che contenga solo dati pertinenti e coerenti con i compiti istituzionali dell'amministrazione interessata, in modo da assicurare il rispetto delle normative in materia di protezione dei dati personali, di accesso ai documenti amministrativi, di tutela del segreto e di divieto di divulgazione;

Ritenuto

  • di dover stipulare un’unica convenzione per le esigenze certificative dei dipartimenti del Ministero dell’Interno e delle sue articolazioni periferiche;

Visto

  • il decreto ministeriale 21 giugno 2006, n. 244, così come modificato dal decreto 25 settembre 2015, n. 176, recante il regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero dell’Interno ai sensi degli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con il quale sono stati identificati, in relazione ai procedimenti amministrativi di competenza descritti in specifiche schede, i tipi di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili nonché le fonti normative idonee a giustificarne il trattamento;
  • l’articolo 60, comma 3 bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e succ. mod., recante il codice dell’amministrazione digitale (di seguito denominato CAD) il quale pone tra le basi dati di interesse nazionale quella del casellario giudiziale;
  • l’articolo 53 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 recante il Codice in materia di protezione dei dati personali che stabilisce che con decreto adottato dal Ministro dell’interno, previa comunicazione alle competenti Commissioni parlamentari, sono individuati i trattamenti di dati personali, non occasionali ed i relativi titolari, effettuati con strumenti elettronici, per le finalità di polizia di cui al comma 1 del medesimo articolo, dal Centro Elaborazione Dati del Ministero dell’interno o da Forze di polizia relativamente a dati destinati a confluirvi, ovvero da organi di pubblica sicurezza o altri soggetti pubblici nell’esercizio delle attribuzioni conferite da disposizione di legge o di regolamento;

Vista

  • la determinazione del Garante per la protezione dei dati personali in data 12 febbraio 2015;

Visto

  • l’articolo 15 della legge 7 agosto 1990, n. 241 cosi come integrato dall’articolo 6, comma 2, D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221 e, successivamente, così modificato dall'art. 6, comma 5, D.L. 23 dicembre 2013, n. 145, convertito, con modificazioni, dalla L. 21 febbraio 2014, n. 9

Si conviene e si stipula quanto segue

Art. 1
Oggetto

1.    La presente convenzione è finalizzata a consentire al Ministero dell’Interno, in relazione ai procedimenti amministrativi di competenza, la consultazione diretta al Sistema Informativo del Casellario per l’acquisizione dei certificati del casellario giudiziale di cui all’articolo 1 del decreto dirigenziale, attraverso l’attivazione del “Sistema CERPA”, così come definito dallo stesso decreto.  
2.    La consultazione diretta del Sistema Informativo del Casellario è, altresì, consentita nell’ambito dei trattamenti di dati personali effettuati per finalità di polizia ai sensi dell’articolo 53, comma 1, del decreto legislativo n. 196 del 2003, individuati con il decreto del Ministro dell’interno adottato ai sensi del medesimo articolo 53, comma 3, dello stesso decreto legislativo, con l’acquisizione di un certificato “selettivo-generale”.

 

Art. 2
Ambito territoriale

Ai fini del presente atto, l’ambito territoriale di competenza del Ministero dell’Interno è nazionale.

 

Art. 3
Procedimenti amministrativi di competenza dei dipartimenti/articolazioni periferiche del Ministero dell’Interno per i quali è possibile l'accesso al SIC e tipo di certificato rilasciabile.

I procedimenti amministrativi di competenza dei dipartimenti/articolazioni periferiche del Ministero dell’Interno, costituenti le “finalità” per i quali gli stessi sono ammessi alla consultazione diretta del SIC, sono indicati nell’allegato 1, da considerarsi parte integrante alla presente convenzione. Per ciascuno di essi sono indicati: il numero della scheda per il trattamento dei dati di cui al decreto del Ministero dell’interno 21 giugno 2006, n. 244, così come modificato dal decreto 25 settembre 2015, n. 176, il tipo di certificato rilasciabile (Selettivo o Selettivo-generale ) nonché la normativa di riferimento che ne giustifica il rilascio.

 

Art. 4
I servizi

I servizi forniti sono quelli indicati negli allegati A e B al decreto dirigenziale.

 

Art. 5
Livelli di servizio e modalità di assistenza

Il sistema CERPA è in funzione 24 ore su 24.
Nelle ore post meridiane delle giornate di lunedì e mercoledì il SIC potrà risultare temporaneamente non accessibile per attività di manutenzione e aggiornamento.
L’assistenza agli utenti viene fornita tramite il servizio di help desk dell’Ufficio centrale del Casellario (tel. n. 06/97996200) dal lunedì al venerdì, dalle ore 8 alle 18, ed il sabato dalle ore 8 alle 14.
L’assistenza sistemistica è garantita negli stessi giorni ed orari.

 

Art. 6
Modalità di accesso ai servizi

La consultazione diretta al SIC da parte del Ministero dell’Interno avviene secondo le seguenti modalità di accesso:
1. servizio in cooperazione applicativa realizzato tramite tecnologia web service (art. 4, comma 2 lett. a), del decreto dirigenziale), per i seguenti dipartimenti e relative articolazioni periferiche:
•    Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione (DLCI)  
•    Dipartimento per le Politiche del Personale dell’Amministrazione civile e per le risorse strumentali finanziarie (DPP)
•    Dipartimento della Pubblica Sicurezza (DPS)
•    Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali (DAIT), tramite il DPP, per le esigenze delle Prefetture;
2. servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC) (art. 4, comma 2, lett. b) decreto dirigenziale), per i seguenti dipartimenti e relative articolazioni periferiche:
•    Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali (DAIT) per le finalità di cui alla scheda 22 dell’allegato 1
•    Dipartimento dei Vigili del Fuoco, del soccorso pubblico e della difesa civile (DVF)
con riserva di utilizzo nel futuro del servizio in cooperazione applicativa
L’accesso al sistema avviene previo espletamento della procedura di registrazione secondo le modalità indicate rispettivamente negli allegati A (per la cooperazione applicativa) e B (per la PEC) al decreto dirigenziale.

 

Art. 7
Utilizzazione del servizio in cooperazione applicativa

Il Ministero dell’Interno si impegna:
a.    a realizzare le necessarie applicazioni di cooperazione, i web services e la porta di dominio per l’utilizzazione del servizio, descritte nell’allegato A al decreto dirigenziale;
b.    a definire, nell’ambito del proprio sistema informatico, i livelli di visibilità e operatività  per tutte le utenze autorizzate alla consultazione dei dati del SIC, sulla base di profili di autorizzazione e di credenziali di autenticazione preferibilmente associate ad un dispositivo di autenticazione forte aventi caratteristiche equivalenti a quelle della carta nazionale dei servizi e carta d’identità elettronica. Le credenziali di autenticazione possono essere associate ad un codice identificativo e ad una parola chiave, in possesso e ad uso esclusivo dell'utente (art. 7, comma 3, del decreto dirigenziale);
c.    a provvedere all’adozione di specifiche politiche di sicurezza e di controllo, verifica degli accessi e delle operazioni svolte, anche attraverso lo strumento del “Registro degli accessi al SIC” di cui all’art. 15, comma 2, del decreto dirigenziale.

 

Art. 8
Utilizzazione del servizio tramite PEC

Le modalità di utilizzazione del servizio tramite PEC sono indicate nell’allegato B al decreto dirigenziale.
Utilizzando apposita applicazione web messa a disposizione dal Ministero della Giustizia, ciascun referente del servizio PEC, indicato nelle relativa scheda informativa di cui all’articolo 13, registra gli utenti autorizzati ad inviare richieste di consultazione del SIC e li gestisce tramite il “Registro delle utenze” di cui all’articolo 8, comma 2, del decreto dirigenziale.

 

Art. 9
Titolarità dei dati

Il Ministero della Giustizia – Dipartimento per gli affari di giustizia, nel cui ambito è istituito l’Ufficio centrale del casellario, è titolare del trattamento dei dati del SIC.
Tale titolarità non viene modificata con l’acquisizione dei certificati, conseguentemente il Ministero dell’Interno non può in alcun caso cedere a terzi i dati cui accede attraverso la presente convenzione.
L’Ufficio centrale del casellario garantisce la gestione unitaria e certificata della base dei dati del SIC e dei flussi di aggiornamento delle informazioni, assicurando il coordinamento operativo per la loro utilizzazione a fini istituzionali attraverso il Sistema Pubblico di Connettività.

 

Art. 10
Utilizzo dei dati e loro tutela

Le parti si impegnano ad adottare le misure organizzative, fisiche e logistiche di cui agli articoli 31-36 del decreto legislativo n. 196/2003 e del relativo Disciplinare Tecnico, al fine di assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati.
In particolare, il Ministero dell’Interno si impegna ad accedere ai dati del SIC solo per lo svolgimento dei compiti istituzionali così come indicati in premessa e si assume la responsabilità di elaborarli all’interno dei servizi e dei procedimenti attinenti alle stesse finalità istituzionali, nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.
In caso di utilizzazione del servizio in cooperazione applicativa, il Ministero dell’Interno si impegna, inoltre, a garantire:
a.    la tracciabilità dei collegamenti telematici attuati;
b.    l’individuazione di tutti gli utenti che interagiscono con il sistema, ivi compresi gli utenti tecnici, eventualmente appartenenti a ditte esterne incaricate della conduzione e/o manutenzione del sistema;
c.    la ricostruzione di tutte le operazioni effettuate, in modo da poterle ricondurre all’operatore che le ha eseguite, anche in relazione alla data, all’ora di esecuzione e ai dati oggetto dell’accesso.
Il Ministero della Giustizia adotta tutte le misure di sicurezza già implementate sul SIC.

 

Art. 11
Conservazione dei dati

Il Ministero dell’Interno garantisce che la conservazione dei dati durante il loro ciclo di vita presso di sé sia assicurata, da parte del responsabile del trattamento indicato nella scheda informativa di cui all’allegato 2, nel rispetto della normativa sulla privacy; in particolare si impegna a:
1)     conservarli in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati;
2)    non utilizzare i dati che a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.

 

Art. 12
Regole tecniche per l’accesso selettivo

Ai fini dell’acquisizione del certificato selettivo, così come definito dal decreto dirigenziale:
1.    le parti si impegnano a collaborare, ognuno per quanto di propria competenza, al fine di stabilire i termini, le condizioni, i vincoli normativi nonché le regole tecniche necessarie per garantire un accesso al SIC tramite il rilascio di un certificato che contenga solo dati pertinenti e coerenti con i compiti istituzionali;
2.    il Ministero dell’interno continuerà a richiedere i certificati agli uffici locali del casellario, con le modalità di cui all'articolo 16 del decreto dirigenziale nei seguenti casi:
a)    per le esigenze certificative legate ai procedimenti amministrativi di cui al comma 1 dell’articolo 15;
b)    fino a quando non saranno definite le procedure per la realizzazione dell'accesso al SIC di cui alla presente convenzione, eccezione fatta per le esigenze del DLCI - Direzione centrale per i diritti civili, la cittadinanza e le minoranze e del DPP, per le quali è operativo  un protocollo di intesa in via sperimentale.

 

Art. 13
Modalità per la richiesta di accesso al SIC tramite PEC da parte dei Dipartimenti e loro articolazioni periferiche

1.    Le singole articolazioni periferiche che abbiano optato per l’utilizzazione del servizio tramite PEC sono ammesse alla consultazione diretta del SIC, previo  invio all'Ufficio del casellario centrale della richiesta di accesso al SIC, completa della scheda informativa (allegato 2);  
2.    I dipartimenti, di cui all’articolo 6, che hanno scelto la modalità di accesso al SIC tramite PEC inviano all'Ufficio del casellario centrale la sola scheda informativa.

 

Art. 14
Oneri economici

Nessun onere economico è posto a carico del Ministero dell’Interno per l’attività oggetto della presente convenzione.

 

Art. 15
Clausola di Salvaguardia

1.    La presente convenzione si applica anche a procedimenti amministrativi non previsti nell’allegato 1, in quanto sopravvenuti ovvero non ancora rilevati alla data della sua sottoscrizione, purché il trattamento dei dati giudiziari nell’ambito di tali nuovi procedimenti sia autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalità di rilevante interesse pubblico dei medesimi, i tipi di dati trattati e le operazioni eseguibili. All’esito positivo della verifica dei suddetti presupposti ad opera delle parti, viene stipulato un Addendum alla presente convenzione. Per il Ministero dell’Interno l’Addendum è sottoscritto dal Capo del Dipartimento interessato al procedimento da includere.
2.    Per quanto non espressamente previsto nella presente convenzione, o in caso di conflitto con le disposizioni contenute nel decreto dirigenziale, si applicano   quelle del decreto stesso.

 

Art.16
Comunicazioni

Tutte le comunicazioni e notifiche tra le parti dovranno essere eseguite mediante posta elettronica certificata.

 

Art. 17
Durata della Convenzione e procedura per eventuali modifiche alle norme per l’accesso selettivo

1.    La presente convenzione ha durata decennale ed è tacitamente rinnovata, salvo l’esercizio del diritto di disdetta, da comunicare all’Ufficio centrale del casellario    entro 90 giorni precedenti la scadenza.  
2.    A norma dell’articolo 1, comma 6, del decreto dirigenziale, il Ministero dell’interno comunica all’Ufficio centrale del casellario eventuali modifiche normative che incidano sull’accesso selettivo. Ciò ai fini dell’attivazione della procedura di cui all’art. 1, comma 10, del decreto dirigenziale, durante il periodo di aggiornamento delle regole tecniche per l’accesso. Allo stesso modo si procede qualora l’Ufficio centrale del casellario comunichi, con la stessa modalità, al Ministero dell’Interno eventuali cause di sospensione della convenzione per modifiche alle disposizioni del T.U.

 

Il Ministero della Giustizia
Il Capo di Gabinetto
Cesqui Elisabetta Maria
Il Ministero dell'Interno
Il Vice Capo di Gabinetto vicario
Patrizia Impresa

 


Documenti